YKI-testin kirjoitusosa mittaa kykyäsi tuottaa erilaista tekstiä suomen kielellä. Yksi kaikkein yleisimmistä ja varmimmista tehtävätyypeistä keskitason kokeessa on virallisen sähköpostiviestin tai valituksen, eli reklamaation, kirjoittaminen. Tehtävässä sinua saatetaan pyytää kirjoittamaan esimerkiksi isännöitsijälle rikkinäisestä laitteesta, verkkokaupalle väärästä tuotteesta tai kurssin järjestäjälle puuttuvista tiedoista.
Tässä tehtävässä arvioijat kiinnittävät erityistä huomiota siihen, osaako kirjoittaja mukauttaa kielensä tilanteeseen sopivaksi. Virallisessa viestissä ei tule käyttää puhekieltä tai liian rentoja ilmauksia, vaan tekstin on oltava asiallista, kohteliasta ja selkeää. Tämän oppaan avulla opit virallisen viestin pakolliset osat sekä fraasit, joiden avulla rakennat vakuuttavan tekstin nopeasti.
Oikeaoppinen aloitus ja vastaanottajan puhuttelu
Jokainen virallinen kirje tai sähköposti alkaa aina asianmukaisella tervehdyksellä. Monille opiskelijoille pelkkä "Hei" on tutuin vaihtoehto, mutta virallisessa yhteydessä on parempi osoittaa viesti suoraan tietylle taholle tai ammattinimikkeelle, jos se on mainittu tehtävänannossa. Tämä luo heti alusta alkaen hyvän vaikutelman arvioijalle.
Käytä aloituksessa esimerkiksi seuraavia muotoja:
- Hyvä isännöitsijä, jos kirjoitat taloyhtiön asioista.
- Hyvä asiakaspalvelu, jos kyseessä on yrityksen yleinen sähköposti.
- Hyvä kurssin järjestäjä, jos kyseessä on oppilaitos tai koulutus.
Muista laittaa tervehdyksen jälkeen aina pilkku ja aloittaa varsinainen tekstiosio uudelta riviltä pienellä alkukirjaimella, sillä se on suomalaisen kirjeenvaihtoperusteen mukainen tapa.
Asian esittely ja ongelman kuvaileminen
Aloituksen jälkeen sinun on siirryttävä suoraan asiaan ilman turhaa kiertelyä. Kerro heti ensimmäisessä lauseessa, miksi kirjoitat tämän viestin. Tämän jälkeen kuvaile ongelma mahdollisimman tarkasti mutta yksinkertaisilla lauseilla, jotta kielioppivirheiden riski pysyy pienenä.
Voit aloittaa tekstin seuraavilla lauseilla:
- Kirjoitan teille, koska asuntoni keittiössä on vakava ongelma.
- Otan yhteyttä teihin, koska tilaamani tuote saapui rikkinäisenä.
Kun kuvailet itse ongelmaa, käytä selkeitä aikamuotoja ja kerro, milloin ongelma alkoi ja miten se vaikuttaa elämääsi. Voit kirjoittaa esimerkiksi näin: "Astianpesukoneeni alkoi vuotaa vettä lattialle eilen illalla. En voi käyttää konetta lainkaan, ja keittiön lattia on vaarassa vaurioitua." Tämä osoittaa, että osaat kuvailla asioiden syy-seuraussuhteita.
Vaatimus ja jatkotoimenpiteet
Pelkkä ongelmasta valittaminen ei riitä, vaan virallisen reklamaation loppuosassa sinun on esitettävä selkeä pyyntö tai vaatimus siitä, mitä haluat vastaanottajan tekevän seuraavaksi. Tämä osoittaa, että osaat hoitaa asioita itsenäisesti suomalaisessa yhteiskunnassa.
Käytä kohteliaita mutta jämäköitä pyyntöjä, kuten:
- Voisitteko lähettää korjaajan tarkistamaan tilanteen mahdollisimman pian?
- Pyydän teitä palauttamaan rahani tai lähettämään uuden tuotteen virheellisen tilalle.
- Toivon, että otatte minuun yhteyttä puhelimitse asian sopimiseksi.
Kohtelias lopetus ja allekirjoitus
Viestiä ei saa koskaan jättää kesken, vaan se on päätettävä viralliseen lopetusfraasiin ennen omaa nimeä. Älä käytä kaveriviesteistä tuttuja ilmauksia kuten "Moikka" tai "Nähdään". Turvallisin ja parhain vaihtoehto viralliseen sähköpostiin on aina "Ystävällisin terveisin", jonka jälkeen kirjoitat oman etunimesi ja sukunimesi omalle rivilleen.
Valmis kokonaisuus näyttää tältä:
Hyvä isännöitsijä,
Kirjoitan teille, koska asuntoni kylpyhuoneessa on ongelma. Suihkun hana vuotaa jatkuvasti vettä, ja se on tehnyt niin jo kolmen päivän ajan.
Voisitteko ystävällisesti lähettää huoltomiehen korjaamaan hanan mahdollisimman pian? Olen tavoitettavissa arkisin kello kuudentoista jälkeen.
Ystävällisin terveisin,
Aleksei Ivanov
Yleisimmät virheet reklamaatiota kirjoittaessa
Vaikka rakenne olisi hallussa, muutamat toistuvat virheet heikentävät tekstin vaikutelmaa. Ensinnäkin, liian tunteikas tai suuttunut sävy, vaikka olisit todella turhautunut rikkinäiseen laitteeseen, virallinen teksti pysyy aina asiallisena ja kohteliaana, ei syyttelevänä. Toiseksi, epätarkka ongelmankuvaus: pelkkä "laite on rikki" kertoo arvioijalle vähemmän kuin tarkka kuvaus siitä, mikä tarkalleen on vialla ja milloin se alkoi. Kolmanneksi, vaatimuksen puuttuminen kokonaan: teksti, joka vain kuvailee ongelman mutta ei koskaan pyydä mitään konkreettista toimenpidettä, jää tehtävän kannalta puolitiehen.
Harjoitteluvinkki: vaihda tilanne, pidä rakenne
Kun olet oppinut tämän rakenteen yhdellä esimerkillä, harjoittele soveltamaan sitä eri tilanteisiin: rikkinäinen kodinkone, myöhässä saapunut tilaus, virheellinen lasku, tai puuttuva tieto kurssi-ilmoittautumisesta. Itse runko, tervehdys, asian esittely, ongelman kuvaus, vaatimus, kohtelias lopetus, pysyy täysin samana joka kerta. Kun rakenne on automatisoitunut, koepäivänä tarvitsee vain vaihtaa yksityiskohdat annetun tehtävänannon mukaan.
Toinen esimerkki: verkkokauppavalitus
Sovelletaan samaa rakennetta toiseen yleiseen tilanteeseen: väärän tuotteen saapumiseen verkkokaupasta:
Hyvä asiakaspalvelu,
Otan yhteyttä teihin, koska tilaamani tuote saapui vääränä. Tilasin mustan takin kokoa M, mutta sain paketissa sinisen takin kokoa S.
Pyydän teitä lähettämään oikean tuotteen mahdollisimman pian tai palauttamaan rahani kokonaisuudessaan. Odotan vastaustanne.
Ystävällisin terveisin,
Fatima Al-Amin
Huomaa, kuinka täsmälleen sama viisiosainen rakenne: tervehdys, asian esittely, ongelman kuvaus, vaatimus, lopetus, toimii tässäkin täysin eri tilanteessa. Tämä on juuri se syy, miksi rakenteen ulkoa opetteleminen kannattaa: se on uudelleenkäytettävä työkalu, ei aihekohtainen mallivastaus.
Viimeinen tarkistus ennen palautusta
Kun olet kirjoittanut viestisi valmiiksi, käytä viimeiset minuutit sen huolelliseen läpilukuun. Onko tervehdys ja lopetus paikoillaan? Tuleeko heti alusta selväksi, miksi kirjoitat? Onko ongelma kuvattu tarpeeksi tarkasti, ja esititkö lopuksi selkeän pyynnön? Tämä lyhyt tarkistuslista varmistaa, ettet menetä pisteitä pelkästä unohduksesta silloin, kun kieliopilliset taitosi olisivat muuten riittäneet hyvään arvosanaan.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka pitkä sähköpostivalituksen tulisi olla YKI-kokeessa?
Tarkkaa sanamäärää ei yleensä vaadita, mutta kaikkien viiden osan, tervehdys, asian esittely, ongelman kuvaus, vaatimus ja lopetus, sisällyttäminen vaatii luontevasti useamman lauseen mittaisen tekstin jokaiseen osaan.
Saanko käyttää samaa mallipohjaa kaikkiin reklamaatiotehtäviin?
Kyllä, viisiosainen rakenne toimii lähes mihin tahansa valitustilanteeseen. Vain tervehdys, ongelman kuvaus ja vaatimus tarvitsevat mukautusta kunkin tehtävänannon mukaan.
Mitä teen, jos en tiedä vastaanottajan tarkkaa nimeä tai titteliä?
Käytä yleistä mutta silti asianmukaista puhuttelumuotoa, kuten "Hyvä asiakaspalvelu" tai "Hyvä vastaanottaja", jos tehtävänannossa ei ole mainittu tarkempaa nimeä tai titteliä.
Voinko ilmaista turhautumiseni tekstissä, jos ongelma on todella vakava?
Voit kertoa, että tilanne on hankala tai kiireellinen, mutta pidä sävy koko ajan asiallisena ja kohteliaana. Suuttunut tai syyttävä sävy ei kuulu viralliseen suomalaiseen kirjeenvaihtoon, vaikka asia itsessään olisi kuinka ärsyttävä tahansa.
Onko "Ystävällisin terveisin" ainoa hyväksyttävä lopetusfraasi?
Se on turvallisin ja yleisimmin käytetty vaihtoehto, mutta myös muut kohteliaat vakiofraasit toimivat. Vältä kuitenkin epävirallisia lopetuksia kuten "Terkuin" tai "Moi moi" virallisessa viestissä.
Ready to practice for your YKI exam?