YKI-testin kirjoitusosa mittaa kykyäsi tuottaa erilaista tekstiä suomen kielellä. Yksi kaikkein yleisimmistä ja varmimmista tehtävätyypeistä keskitason kokeessa on virallisen sähköpostiviestin tai valituksen, eli reklamaation, kirjoittaminen. Tehtävässä sinua saatetaan pyytää kirjoittamaan esimerkiksi isännöitsijälle rikkinäisestä laitteesta, verkkokaupalle väärästä tuotteesta tai kurssin järjestäjälle puuttuvista tiedoista.
Tässä tehtävässä arvioijat kiinnittävät erityistä huomiota siihen, osaako kirjoittaja mukauttaa kielensä tilanteeseen sopivaksi. Virallisessa viestissä ei tule käyttää puhekieltä tai liian rentoja ilmauksia, vaan tekstin on oltava asiallista, kohteliasta ja selkeää. Tämän oppaan avulla opit virallisen viestin pakolliset osat sekä fraasit, joiden avulla rakennat vakuuttavan tekstin nopeasti.
Oikeaoppinen aloitus ja vastaanottajan puhuttelu
Jokainen virallinen kirje tai sähköposti alkaa aina asianmukaisella tervehdyksellä. Monille opiskelijoille pelkkä "Hei" on tutuin vaihtoehto, mutta virallisessa yhteydessä on parempi osoittaa viesti suoraan tietylle taholle tai ammattinimikkeelle, jos se on mainittu tehtävänannossa. Tämä luo heti alusta alkaen hyvän vaikutelman arvioijalle.
Käytä aloituksessa esimerkiksi seuraavia muotoja:
- Hyvä isännöitsijä, jos kirjoitat taloyhtiön asioista.
- Hyvä asiakaspalvelu, jos kyseessä on yrityksen yleinen sähköposti.
- Hyvä kurssin järjestäjä, jos kyseessä on oppilaitos tai koulutus.
Muista laittaa tervehdyksen jälkeen aina pilkku ja aloittaa varsinainen tekstiosio uudelta riviltä pienellä alkukirjaimella, sillä se on suomalaisen kirjeenvaihtoperusteen mukainen tapa.
Asian esittely ja ongelman kuvaileminen
Aloituksen jälkeen sinun on siirryttävä suoraan asiaan ilman turhaa kiertelyä. Kerro heti ensimmäisessä lauseessa, miksi kirjoitat tämän viestin. Tämän jälkeen kuvaile ongelma mahdollisimman tarkasti mutta yksinkertaisilla lauseilla, jotta kielioppivirheiden riski pysyy pienenä.
Voit aloittaa tekstin seuraavilla lauseilla:
- Kirjoitan teille, koska asuntoni keittiössä on vakava ongelma.
- Otan yhteyttä teihin, koska tilaamani tuote saapui rikkinäisenä.
Kun kuvailet itse ongelmaa, käytä selkeitä aikamuotoja ja kerro, milloin ongelma alkoi ja miten se vaikuttaa elämääsi. Voit kirjoittaa esimerkiksi näin: "Astianpesukoneeni alkoi vuotaa vettä lattialle eilen illalla. En voi käyttää konetta lainkaan, ja keittiön lattia on vaarassa vaurioitua." Tämä osoittaa, että osaat kuvailla asioiden syy-seuraussuhteita.
Vaatimus ja jatkotoimenpiteet
Pelkkä ongelmasta valittaminen ei riitä, vaan virallisen reklamaation loppuosassa sinun on esitettävä selkeä pyyntö tai vaatimus siitä, mitä haluat vastaanottajan tekevään seuraavaksi. Tämä osoittaa, että osaat hoitaa asioita itsenäisesti suomalaisessa yhteiskunnassa.
Käytä kohteliaita mutta jämäköitä pyyntöjä, kuten:
- Voisitteko lähettää korjaajan tarkistamaan tilanteen mahdollisimman pian?
- Pyydän teitä palauttamaan rahani tai lähettämään uuden tuotteen virheellisen tilalle.
- Toivon, että otatte minuun yhteyttä puhelimitse asian sopimiseksi.
Kohtelias lopetus ja allekirjoitus
Viestiä ei saa koskaan jättää kesken, vaan se on päätettävä viralliseen lopetusfraasiin ennen omaa nimeä. Älä käytä kaveriviesteistä tuttuja ilmauksia kuten "Moikka" tai "Nähdään". Turvallisin ja parhain vaihtoehto viralliseen sähköpostiin on aina "Ystävällisin terveisin", jonka jälkeen kirjoitat oman etunimesi ja sukunimesi omalle rivilleen.
Valmis kokonaisuus näyttää tältä:
Hyvä isännöitsijä,
Kirjoitan teille, koska asuntoni kylpyhuoneessa on ongelma. Suihkun hana vuotaa jatkuvasti vettä, ja se on tehnyt niin jo kolmen päivän ajan.
Voisitteko ystävällisesti lähettää huoltomiehen korjaamaan hanan mahdollisimman pian? Olen tavoitettavissa arkisin kello kuudentoista jälkeen.
Ystävällisin terveisin,
Aleksei Ivanov
Ready to practice for your YKI exam?